Das cinzas: a recuperação de Allpa após incêndio devastador oferece lições a todos

No final de setembro, a Allpa – uma atacadista marítima em Nijmegen, Holanda – teve toda a sua sede destruída por um incêndio. O MIN se reúne com o CEO Jarno Berkhof para descobrir como a recuperação é possível.

Todo mundo já ouviu o clichê sobre a fênix ressurgindo das cinzas, renascida. Mas os clichês geralmente vêm da experiência. E no caso da Allpa, a "ascensão" foi impressionante. A empresa flexionou seus músculos de experiência, alavancou seus relacionamentos fortes e agora está operacional novamente – com tudo isso acontecendo enquanto a investigação do incêndio ainda está em andamento.

O incidente aconteceu em 24 de setembro de 2024. Jarno Berkhof (CEO do Mercator Marine Group, que inclui a Allpa) estava no salão náutico de Gênova e foi rudemente acordado por volta das 4 da manhã.

“Ainda não sei exatamente o que aconteceu”, diz ele.

“Em 15 minutos, ouvimos que não havia nada que pudesse ser feito para resgatar as coisas. Em algumas horas, tudo tinha sumido. Não temos mais produtos, todo o histórico se foi.”

De acordo com espectadores citados na mídia local, chamas de vários metros de altura pairavam sobre o local, e havia uma enorme quantidade de fumaça. Não houve feridos relatados.

O corpo de bombeiros deixou o fogo queimar de forma controlada até a manhã seguinte e passou o dia seguinte inteiro apagando o fogo enquanto Berkhof apagava os incêndios por conta própria.

O que a Allpa fez na primeira semana após o incêndio destruir suas instalações

Berkhof admite que “os planos não estavam lá” para um incêndio que destruiu tudo. Na verdade, como um ex-homem de Brunswick (por seis anos como CEO da Lankhorst Taselaar BV), ele já havia feito muitas visitas ao local. “Eles [Brunswick] sempre fazem uma avaliação dos riscos, e às vezes eu estava rindo”, ele diz com tristeza. “Eu disse, 'Isso é tão estúpido, isso não vai acontecer', e se acontecesse, teríamos um plano, etc, etc, etc.”

E embora ele não tivesse um "grande" plano em andamento, ele expôs o que aconteceu – criando "um pequeno e claro plano" à medida que avançava.

Imediatamente após o incêndio, a Berkhof definiu uma equipe de crise, com cada membro tendo uma atividade ou responsabilidade definida.

Tudo estava na nuvem, então em um dia a empresa estava operacional novamente.

Neste ponto, Berkhof diz: “Não temos estoque, não temos um local, mas podemos fazer negócios na Europa a partir de casa.”

As consequências operacionais de um incêndio – utilizando a boa vontade dos fornecedores

Enquanto isso, um antigo dono da Allpa, Markk Rutgers, também estava em Gênova quando a notícia foi divulgada. Como a Berkhof retornou imediatamente à Holanda para gerenciar o trabalho operacional, a Rutgers começou o processo de comunicar o que estava acontecendo.

“Markk andou até todos os fornecedores em Gênova para contar a novidade pessoalmente”, explica Berkhof. “Ele notificou todos os fornecedores e pediu ajuda. O que tornou mais fácil para mim quando entrei em contato com eles.” Esse contato parecia pedir aos fornecedores que entregassem mediante condições de pagamento antecipado.

O suporte tem sido crucial, diz Berkhof: “Essa é a parte boa dos relacionamentos duradouros que temos com os fornecedores, porque isso realmente ajuda.

“E é por isso que posso apertar o botão para pedir o produto. Eles estão dispostos a ajudar com drop-shipments. Já tínhamos os processos em andamento para drop-shipments e, portanto, não é nada que precisávamos definir, apenas aceleramos com mais fornecedores.”

“Eles agiram de uma maneira muito boa, e às vezes eu até fico um pouco surpreso com isso. Eles falam sobre negócios de todos, e se não entregamos produtos, às vezes significa que eles não podem fornecer a um cliente, mas eles estão dispostos a esperar para nos dar alguns pedidos grandes que podemos combinar com um drop-ship de outros fornecedores, e isso é realmente útil.”

Em uma semana, a Allpa tinha um novo escritório temporário e um novo local para receber e enviar produtos.

Benefícios da reconstrução das cinzas

“Em breve”, ele diz, “teremos uma solução para os próximos dois anos, onde teremos espaço suficiente para fazer o trabalho e de uma forma melhor do que antes. Tínhamos um bom escritório, mas não era realmente uma premissa logística.

“Agora estamos buscando novos processos e corredores agradáveis ​​com estruturas de 12 metros de altura, onde podemos facilmente armazenar, reabastecer e enviar tudo no mesmo dia.

“A Allpa está pronta para entregar e até mesmo melhorar nossos serviços porque isso para nós é uma folha em branco. Nenhum histórico significa nenhum produto e processo que não estava funcionando. Vemos que nosso serviço internamente está mais aprimorado, e podemos mostrar isso aos clientes. Isso já é muito útil.”

Um mês depois, Berkhof falou positivo após positivo.

“É um período triste, mas voltamos mais fortes. Ainda estamos lá, já estamos operacionais e vamos melhorar nossos serviços. Estamos positivos e aprendendo com isso. Temos confiança em deixar tudo claro novamente.”

Ele diz que houve três componentes diferentes em tudo isso: financeiro, operacional e emocional.

Lidando com as consequências financeiras de um incêndio

“Graças a Deus temos uma boa apólice de seguro”, ele diz. Berkhof será eternamente grato por ter seguido as regras da seguradora à risca.

“Tínhamos processos limpos dentro da organização”, ele diz, enfatizando que não tem dúvidas sobre o depósito aderir às regras em termos de local de armazenamento de estoques. “Não posso dizer onde aconteceu ainda – e ouvimos dizer que o incêndio provavelmente começou com nossos vizinhos no prédio.

“Mas eu soube imediatamente que não tínhamos produtos naquela área que não eram permitidos [estar lá]. Não havia produtos perigosos que fossem fáceis de pegar fogo. Foi útil nessa situação poder focar em construir novamente em vez de defender a organização e sua história.”

A reconstrução emocional também foi difícil. “Tivemos pessoas trabalhando para nós por mais de 30 anos, elas estavam lá no começo – e agora estão pedalando por aquele lugar.”

Aproveitando a experiência para reconstruir após o incêndio de Allpa

Berkhof acredita que a parte mais desafiadora do processo de reconstrução foi o tempo.

“Tenho 12 anos de experiência em atacado e construção de um novo depósito e em fazer escolhas efetivas e sistemas de processo e ERP etc,” ele diz. “Os processos – construção de um novo depósito, pedidos ou tornar os processos mais limpos, sistema de implementação de ERP (planejamento de recursos empresariais) por exemplo – todas essas coisas por si só não são novas. Mas tudo combinado no curto prazo, definido em duas, três ou quatro semanas, é, claro, matador.”

Conselhos para empresas que estão se reconstruindo após um incêndio

Embora pareça otimista sobre o que aconteceu e onde a empresa está agora, Berkhof admite que há lições que aprendeu.

“Você sempre pensa em planos de contingência. Eu sou mais ou menos um cara de Brunswick, pois trabalhei para eles por seis anos. Eles realmente se interessam pelos detalhes.

“Mas o engraçado é que agora aprendi o quão importante é realmente mitigar esses riscos. Com certeza teremos um plano melhor para quando isso acontecer novamente, mas, por outro lado, aprendemos coisas importantes.”

As principais lições, que ele está disposto a compartilhar, incluem comunicação.

Berkhof alerta para não focar apenas nos desafios internos porque foram seus fornecedores e clientes que ajudaram a Allpa a superar o pior.

“Quando isso acontece com as pessoas, tente ser o mais pessoal possível, apenas contando a história como ela é – você pode dizer: ainda não sei.

“Todos os nossos vendedores pegaram o telefone e ligaram para seus clientes fiéis e bons imediatamente. Eles contaram a história e pediram ajuda.

“Quando a merda chegar, volte para seus colegas e seus maiores clientes, e seus fornecedores, e tente definir planos juntos. Dependemos da disposição deles em ajudar, e se um cliente está indo diretamente para um concorrente se quiser os produtos, eu entendo. Eu preciso deles. Mas eu entendo.

“É algo parecido para fornecedores. Se um fornecedor tem dez produtos, e pode vendê-los para outro distribuidor que quer pagar imediatamente, é sempre melhor do que me dar dez e eu pagar em três meses. Mas o lado bom é que com base na história e na confiança, conseguimos superar isso e contar a história do que aconteceu. E criamos equipes e vínculos para superar isso.

“Às vezes ainda recebemos ligações de clientes querendo pedir coisas, mas eles não sabem sobre o incêndio. Precisávamos ser mais amplos na comunicação”, ele diz. Dito isso, O site da Allpa foi reformulado para que os clientes possam ver a posição atual do estoque quando fizerem pedidos.

“As mudanças no site poderiam ter sido mais rápidas e fáceis, mas aprendemos com isso. Agora [nós] nos comunicamos toda semana e adaptamos nosso site.”

Seu conselho final para qualquer pessoa é sempre: “Siga as regras [do seguro] e não faça nada que não lhe seja permitido fazer”.

Jarno Berkhof e Allpa, que se expandiu na Europa em 2022, participará da METSTRADE em novembro de 2024. Ele está ansioso por isso.

“Nós contaremos a história do incêndio, mas mostraremos nosso site melhorado e novos produtos e tentaremos voltar ao normal. O METS não está lá para histórias tristes, está lá para negócios, certo?”